Geachte relatie,
Hierbij ontvangt u belangrijke informatie van Easy Salary met betrekking tot de jaarovergang en een overzicht van nieuwsberichten die zij onlangs geplaatst hebben. Er kunnen aanpassingen in uw bedrijfsvoering (met betrekking tot uw personeel) nodig zijn. Wij adviseren u daarom om dit bericht aandachtig door te nemen.
Belangrijke nieuwsberichten geplaatst op onze website
Allereerst attenderen wij u graag op enkele nieuwsberichten die wij op onze website hebben geplaatst sinds onze laatste e-mailing:
Tevens attenderen wij u graag op onderstaande terugkerende jaarlijkse bijzonderheden, nu het einde van het jaar nadert:
*Werkkostenregeling berekeningen
De Werkkostenregeling is van belang als u kosten maakt die ten laste gaan van het 'WKR' (werkkostenregeling)-forfait, waardoor u mogelijk extra loonheffing (genaamd eindheffing) dient te betalen, en/of juist als u de vrije (onbelaste) ruimte optimaal wilt benutten, om - indien hier genoeg ruimte voor is - juist loonheffing te kunnen besparen. Aangezien het jaar ten einde loopt, kunt u nu het nodige berekenen om nog bij te sturen voor het jaar 2023. Na afloop van het jaar kan de definitieve berekening gemaakt worden.
*Jaaropgave 2023
Zodra de eerste verloning van het nieuwe jaar voor u gedraaid is, worden de jaaropgaven 2023 beschikbaar gesteld. Indien uw werknemer gebruik maakt van Werknemerloket/ESS dan kan uw werknemer de jaaropgave zelf downloaden. Als u over een inlogaccount beschikt, dan kunt u ook Extranet raadplegen om de jaaropgaven te downloaden.
*Brieven van de Belastingdienst inzake WHK Premies 2024
De Belastingdienst is aan het einde van november 2023 begonnen met het rondsturen van brieven met als onderwerp: ‘Mededeling Loonheffingen, Gedifferentieerd premiepercentage Werkhervattingskas’ (WHK). Graag ontvang wij hier een kopie van per e-mail. Indien wij deze brief niet van u ontvangen dan zullen wij het adviespercentage van de Belastingdienst hanteren voor de WHK en voor de tariefklasse WW-Aof premie zullen wij het vorige jaar aanhouden. Indien wij vervolgens later in het jaar controleren of deze gehanteerde percentages correct zijn, dan wordt die tijdsbesteding in rekening gebracht.
*Gewijzigde premies van (pensioen)verzekeringen
Indien er(pensioen)verzekeringen voor uw werknemers van toepassing en verwerkt zijn in de salarisadministratie, die u zelf heeft afgesloten bij een verzekeringsmaatschappij, dan ontvangen wij graag de eventuele nieuwe premie/franchise en maximale grondslagbedragen of premiepercentages van u. Indien u ons geen nieuwe gegevens aanlevert dan gaan wij er van uit dat de gegevens ongewijzigd blijven ten opzichte van 2023. (u hoeft geen gegevens aan ons door te geven voor (pensioen)verzekeringen waar uw werknemer verplicht aan meedoen vanwege uw bedrijfstak; deze gegevens zullen wij namelijk direct bij de bedrijfstak(pensioen)fondsen opvragen)
Reminders
Reminder: studietoelage voor kind van de werknemer (vooral van belang van DGA’s)
Nieuw vanaf 2020: een werkgever mag aan het kind van een werknemer (ook een DGA) een studietoelage geven. Dit kan vooral interessant zijn voor de DGA, die op die manier fiscaal voordelig deze studiekosten kan vergoeden. Neem contact met ons op als dit nog niet verwerkt is over het afgelopen jaar.
Reminder: meld uw werknemers tijdig uit dienst
Indien er werknemers in 2023 uit dienst gaan, die u nog niet uit dienst gemeld heeft, vergeet u dan niet dat dit tijdig in de salarisadministratie verwerkt dient te worden. Dit voorkomt onnodige correcties achteraf, waarmee vaak kosten gepaard gaan.
Reminder: is uw werknemersdossier compleet?
Als u in de loop van 2023 er nieuwe werknemers bij heeft gekregen, heeft u dan aan de administratieve verplichtingen voldaan? U dient namelijk in het bezit te zijn van het volgende:
· Kopie ID bewijs, geldig op datum van indiensttreding, voor- en achterkant, geen rijbewijs
· Ingevulde en ondertekende opgaaf loonheffingen
· Arbeidsovereenkomst (niet in alle gevallen verplicht, wij adviseren u wel om deze in vrijwel alle gevallen op te laten stellen)
Reminder: heeft u bijzonderheden van nieuw personeel doorgegeven?
Als u nieuwe personeelsleden met bijzonderheden erbij heeft gekregen, of als er voor het huidige personeel wijzigingen zijn, heeft u deze dan aan ons doorgegeven? Zo kunt u optimaal gebruik maken van subsidies en loonkostenvoordelen.U kunt bijvoorbeeld in bepaalde gevallen recht hebben op subsidie als u een arbeidsgehandicapte werknemer in dienst neemt, of een werknemer die een uitkering heeft. Voor werknemers die leren en werken (bijvoorbeeld een BBL-opleiding) is het mogelijk dat u recht heeft op de subsidieregeling praktijkleren. Als u wenst dat wij dit nader voor u beoordelen, dan ontvangen wij graag de relevante informatie van u.
Reminder: zijn eventuele gewijzigde arbeidsuren/contract voor onbepaalde tijd schriftelijk overeengekomen?
Sinds 2020 mag er voor werknemers met een schriftelijk overeengekomen arbeidsovereenkomst en schriftelijk overeengekomen vaste uren een lagere WW-premie worden toegepast. Het is daarom van groot belang dat een wijziging naar contract voor onbepaalde tijd of eventuele wijzigingen in de arbeidsuren schriftelijk overeen zijn gekomen (schriftelijk geaccordeerd door beide partijen).
Reminder: alle relevante wijzigingen doorgegeven?
Heeft u alle wijzigingen over het afgelopen jaar doorgevoerd of aan ons doorgegeven? Zijn er bijvoorbeeld wijzigingen geweest in de auto’s van de zaak die uw werknemers rijden? Of zijn er wijzigingen geweest in de kostenvergoedingen of de salarissen van uw personeel? Is er personeel verhuisd waarvan de reiskostenvergoeding nog moet worden aangepast? Is er personeel langdurig ziek?Wij vernemen graag alsnog de relevante wijzigingen van u.
Reminder: zijn de toegepaste werkingssfeer van de CAO en pensioenfonds nog actueel?
Mogelijk passen wij een CAO en pensioenfonds voor u toe. Wij adviseren u om jaarlijks te controleren of deze nog steeds verplicht van toepassing zijn op uw bedrijf(sactiviteiten), of dat er juist een of een andere toegepast dient te worden. Het is namelijk van groot belang dat de juiste CAO en pensioenfonds worden toegepast.
Reminder: zijn de toegepaste loonschalen actueel conform CAO?
Bij het indiensttreden van een nieuwe werknemer kunt u door ons op expliciet verzoek laten onderzoeken welke loonschaal er bij de werknemer hoort. Hiervoor hebben wij de functienaam, functieomschrijving, ervaringsjaren binnen de functie en namen van de relevante behaalde diploma’s nodig of met welke relevante opleiding de werknemer bezig is. Indien u dit onderzocht heeft en niet heeft laten onderzoeken dan adviseren wij u dit alsnog te laten doen (tijdsbesteding tussen de 30 minuten en 2 uur).
